Анализ документооборота хозяйственной службы в гостиничном предприятии

ВВЕДЕНИЕ

Неотъемлемой частью жизнедеятельности человека является отдых. Благодаря гостиничной сфере, люди могут сменить привычную обстановку, тем самым познавать мир, культуру, архитектуру, искусство, менталитет различных народов мира, открывать для себя гастрономические изыски. Для осуществления вышесказанного людям необходимо место кратковременного проживания во всевозможных санаториях, базах отдыха, кемпингах, отелях, флотелях, ботелях, мотелях, коттеджах и, конечно, в гостиницах. Кем бы ни был человек и в какое бы время суток не пришел, со всей готовностью и искренней радостью его принимают со всевозможным гостеприимством, так как оно является основополагающим и очень важным фактором для самого гостя.
Гостеприимство включает в себя такие важнейшие направления деятельности, как размещение и питание гостей, предоставление разного рода социокультурных услуг, в том числе развлекательных, проведение конференций, организация экскурсий и прочее.
Значение и роль туризма в наше время для развития экономики государств, удовлетворения запросов личности, взаимообогащения социальных связей между странами невозможно переоценить. Индустрия туризма занимает важное место в экономике большинства стран. Число туристских поездок во всем мире приближается к 600 млн и, по прогнозам Всемирной туристской организации (ВТО), к 2030 г. достигнет 937 млн. При этом следует учесть, что все население планеты составляет 6 млрд людей.
Для того чтобы гостиница работала как слаженный механизм, необходим стандартизированный документооборот. Ведь от него зависит не только эффективная работа самого обслуживающего персонала, но и показатели гостиницы, а также отзывы гостей.

Считаю, данную тему актуальной, так как многие руководители различных средств размещений не проявляют должное внимание на внутреннюю документацию, что на прямую влияет на качество обслуживания гостей.
Объектом исследования является гостиница и документооборот службы номерного фонда. Предметом курсовой работы является изучение и анализ ведения деловой документации в службе номерного фонда гостиничного предприятия.
Целью данной работы является изучение документооборота и внедрение его в деятельность сотрудников для правильной организации обязанностей.
Задачи по теме:
 раскрыть основную деятельность службы номерного фонда в гостиничном предприятии;
 рассмотреть документацию, используемую службой номерного фонда в гостинице.
 проанализировать ведение деловой документации в гостиничном предприятии, выявить достоинства и недостатки в работе.
 предложить пути совершенствования ведения деловой документации в службе номерного фонда.
Методы исследования: анализ, синтез.
Теоретическая основа исследования представлена перечнем учебной и научной литературы, отражающей вопросы курсовой работы.
Структура работы: введение, основная часть, заключение, список литературы.
 
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СЛУЖБЕ НОМЕРНОГО ФОНДА
1.1 Основная деятельность службы содержания помещений в гостиничном предприятии

Основной задачей данной службы является поддержание порядка и чистоты во всех жилых и нежилых зданиях отеля, контроль за состоянием прилегающей к отелю территории, а также предоставление гостям дополнительных услуг, соответствующих категории отеля.
В большинстве случаев сотрудники отдела финансовой поддержки и обслуживания становятся первыми помощниками гостей, когда они сталкиваются с проблемами во время пребывания в отеле. Персонал немедленно предпринял все необходимые и возможные действия, чтобы устранить эти проблемы как можно скорее. Служба всегда тесно сотрудничает со службами приема и размещения, инженерно-техническими службами, отделами питания и напитков и службами безопасности [11].
В задачи room service входит:
 подготовка номеров к проживанию гостей в соответствии со стандартами, соответствующими категории отеля;
 уборка номеров, коридоров, холлов, подсобных помещений;
 контроль наличия необходимых принадлежностей для каждого номера в соответствии со стандартами;
 номер, который гости могут занять на ночь (отель премиум-класса);
 наполнение небольшого бара в номере;
 цветы и цветочные композиции для отеля (отель высокого класса).
Работа room service тесно связана с работой стойки регистрации отеля и служб размещения. После того, как обслуживающий персонал получит информацию о состоянии номера с компьютера, они распределят работу между горничной и уборщиком здания. После завершения уборки помещения инспектор (старшая горничная, дежурный по этажу) проверяет качество уборки помещения и вводит данные о его состоянии в компьютер. Связь осуществляется по телефону или с помощью двухканального беспроводного радиооборудования, так что необходимых сотрудников можно найти в любое время, не занимая телефонную линию отеля.
Выделяются следующие виды:
1. продолжающаяся уборка. Проводится ежедневно, пока гость занимает этот номер. Уборка номера, смена постельного белья (в соответствии с установленным расписанием в зависимости от категории отеля), добавление мыла и других средств личной гигиены в соответствии с действующими правилами.
2. уборка номеров после отъезда гостей. Комната будет приведена в порядок перед размещением нового гостя. Проверяется состояние помещения и соответствие его инвентарной описи, фиксируются факты кражи, если таковые имеются, проводится уборка помещения, смена белья, полная замена всех средств личной гигиены, обновляется ряд информационных материалов. Он также проверяет, не забыты ли вещи. Если вас обнаружат, вы будете переданы координатору отеля (или служба безопасности будет уведомлена, если вы покажетесь подозрительным).
3. уборка комнаты перед вводом в эксплуатацию.
4. вечерняя подготовка. Обычно его предлагают в отелях высокого уровня (4 и 5 звезд) и в номерах высокого уровня в 3-звездочных отелях. Кровать застилается (угол покрывала и одеяла отогнут, подушка поправлена), включается вечернее освещение, шторы закрываются, шоколад или фрукты кладутся на тумбочку рядом с кроватью. Это создает атмосферу для сна и отдыха в комнате. При использовании полотенец их заменяют во время вечерних приготовлений, выбрасывают мусор, проверяют, все ли в порядке в номере и т.д.
Основными функциями служб уборки и прилегающих территорий являются[8]:
 поддержание чистоты и порядка во всех нежилых помещениях отеля;
 поддержка чистоты порядка на всей территории рядом с отелем.
В задачи прачечной и химчистки входят:
 услуги прачечной и химчистки;
 глажка постельного белья для гостей;
 выполнить заказ клиента в указанный срок;
 обеспечить чистыми простынями гостиничные номера, рестораны и бары; произведите химчистку принадлежностей для помещений (занавесок, гардин, покрывал); обеспечьте чистую униформу для сотрудников.
Работа каждого сотрудника осуществляется в соответствии с утвержденными технологиями и стандартами, принятыми в отеле, и соответствует его категории.
Ответственный за обслуживание контролирует работу по ведению домашнего хозяйства, обслуживанию номеров, прачечной, химчистки, ремонтной мастерской и т.д. Он отвечает за эффективную работу своего отдела, контролирует соблюдение корпоративной политики компании, устанавливает стандарты и должностные инструкции. Ответственное лицо несет ответственность за уборку помещений и общественных мест, которые являются частью зоны обслуживания его отдела [7].